Bu blokta yer alan yazılar Orkun Atik ile yapacağımız projelere hazırlık aşamasında karşılaştığımız problemleri anlatmak için sürekli araştırmalar sonucunda elde ettiğimiz kaynak ve deneyimleri aktarmak amacıyla kurulmuştur.
Bu blokta anlatılanlar bizim deneyimimiz ve bizim kurallarımız kapsamında doğrudur. Asla bizim doğrumuzun en doğru olduğunu iddia etmek gibi bir amacımız olmamıştır, olamaz. Bütün bu çabamız sadece bizim ile aynı problemleri yaşayan insanlara çözüm önerileri getirirken bir yandan da projelerini gerçekleştirmeleri için gerekli cesaret ve umudu vermektir.
15 Temmuz 2013 Pazartesi
Başarı Bir Toplantı Nasıl Yönetilir?
Bir proje geliştirmek istiyoruz, üzerine sürekli düşünüyoruz ancak sürekli aynı noktalarda takılıyoruz. Yeni noktalara bit türlü odaklanamıyoruz. Aslında konuşmalarımız, tartışmalarımız, yemek aralarımız bile bir toplantıyken birçok yaratıcı düşünceyi çöpe atıyoruz. Bazen de mantıklı olmayan ya da gerçekleşmesi mümkün olmayan projeler üzerinde boşuna kafa yoruyoruz. Bunları yaparkende bir türlü sessizliği sağlayamıyoruz, fikirler fikirlerin üzerine yağıyorken toparlanamıyoruz.
İşte bütün bunlar bize toplantı yapmayı biliyor muyuz, sorusunu sordurdu. Soruyu sormakla birlikte aslında uzunca bir yolculuğa çıktığımızı anladık çünkü sistematikten uzak bir konuşmanın aslında toplantı olmadığını farketmiş bulunduk. Hatta bu soru beraberinde bir sürü soruyu getirdi:
Lafı daha fazla uzatmadan iyi bir toplantıyı standartize etmeye çalışalım:
Toplantı öncesinden başlarsak toplantının neden yapılması gerektiğini ele almamız gerekir, işte muhtemel nedenler:
--Amaca yöneliklik: Her toplantının bir ana amacı ve bu ana amacın alt kolları olan alt amaçlar bulunmaktadır. Amacı düzgün belirlenmemiş ya da bu amacın farkında olamayan bireylerin olduğu bir toplantı verimsiz toplantının en güzel örneklerindendir. Toplantı öncesinde ana amaç en üstte olmak üzere alt amaçları ilerlemek istediğiniz sıraya göre tahtaya yazın ya da bununla ilgili bir broşür hazırlayın. Toplantının ana amacının ne olduğunun herkes farkında olmalı, bunu asla unutmayın.
--Basamaklı Yapı: Düşünceler doğru ekibin inşasında görkemli yapılara dönüşür. Elde etmek istediğimiz bu görkemli yapı ise, temelden başlayarak adım adım ilerlemeliyiz. Bu da belirli bir sistematiği getirir ve gerektirir. Bu sistematiğin olmadığı toplantılarda çok fazla fikir ortaya atılmasına rağmen, elde etmek istediğimiz sonuç ortada yoktur. Basamaklı yapı konunun dağılmasını engeller, herkesi bir noktaya odaklar, bu da toplantıdan istenilen sonucun alınmasını sağlar. Basamaklı yapının en önemli terimi önceliklerdir. Öncelikler basamakların doğru k
--Özetlenebilirlik: Toplantıya katılan her birey, toplantı sonunda en başta sorulan sorulara cevap niteliğinde bir özet çıkarabilmelidir. Toplantı özünde bir sayfayı geçmeyecek bir mesaj içermektedir.
--Sorgulanabilirlik: Amaçlara böldüğümüz toplantıda her amacın bir sorusu olmalıdır. Ana sorunun etrafında şekillenen yan sorular toplantının başında verilmeli ve toplantının sonunda verilen cevaplarla tekrarlanmalıdır.
-- Çözüm getirme: Toplantılar genelde problemler üzerine kuruludur. Toplantı sonunda belirlenen problemlerin çözülmüş olması gerekir.Aksi takdirde toplantı iyi plananmamış ya da başarılı geçmemiştir sonucuna varabiliriz.
-- Açığa kavuşma: Her bireyin zihninin berraklaşması için gerekli alt ve üst yapılının verilip verilmediğini gösterir. Zihni berraklaşan birey heyecanlanır ve işini daha büyük bir hevesle yapar.
Şimdi bunların aynı zamanda bir değerlendirme unsuru olduğunu söylemiştik o zaman hemen bir tablo oluşturalım ve toplantının başarısını ölçelim:
İşte bütün bunlar bize toplantı yapmayı biliyor muyuz, sorusunu sordurdu. Soruyu sormakla birlikte aslında uzunca bir yolculuğa çıktığımızı anladık çünkü sistematikten uzak bir konuşmanın aslında toplantı olmadığını farketmiş bulunduk. Hatta bu soru beraberinde bir sürü soruyu getirdi:
- İyi bir toplantı nasıl olmalı?
- İyi neye göre iyi?
- İyi bir toplantıda olmazsa olmaz özellikler var mıdır?
- Toplantı esnasında konuşma üslubu nasıl olmalı?
- Toplantı esnasında not nasıl alınır?
- Toplantıda hareket etmek doğru mudur?
- Toplantı sırasında etkili sunum nasıl yapılır?
- Toplantıda tahta nasıl kullanılmalı?
- İyi bir toplantının standartları ne olmalı : Bu soru aynı zamanda toplantının değerlendirme sorusudur, toplantının ne kadar kaliteli geçtiğini ölçer?
- Toplantı yaparken çevre ne kadar iyi kullanıldı? Teknolojik aletler, tahta, mekan vs.
- Toplantıya katılan her birey o toplantıda bulunmak zorunda olan birey mi?
Lafı daha fazla uzatmadan iyi bir toplantıyı standartize etmeye çalışalım:
Toplantı öncesinden başlarsak toplantının neden yapılması gerektiğini ele almamız gerekir, işte muhtemel nedenler:
- Plan yapmak ya da gelişimini gözlemlemek
- Var olan problemi çözmek
- Bilgi iletmek ve bilginin netleşmesini sağlamak
- Değişiklik öncesi reaksiyon almak
- Motive etmek
--Amaca yöneliklik: Her toplantının bir ana amacı ve bu ana amacın alt kolları olan alt amaçlar bulunmaktadır. Amacı düzgün belirlenmemiş ya da bu amacın farkında olamayan bireylerin olduğu bir toplantı verimsiz toplantının en güzel örneklerindendir. Toplantı öncesinde ana amaç en üstte olmak üzere alt amaçları ilerlemek istediğiniz sıraya göre tahtaya yazın ya da bununla ilgili bir broşür hazırlayın. Toplantının ana amacının ne olduğunun herkes farkında olmalı, bunu asla unutmayın.
--Basamaklı Yapı: Düşünceler doğru ekibin inşasında görkemli yapılara dönüşür. Elde etmek istediğimiz bu görkemli yapı ise, temelden başlayarak adım adım ilerlemeliyiz. Bu da belirli bir sistematiği getirir ve gerektirir. Bu sistematiğin olmadığı toplantılarda çok fazla fikir ortaya atılmasına rağmen, elde etmek istediğimiz sonuç ortada yoktur. Basamaklı yapı konunun dağılmasını engeller, herkesi bir noktaya odaklar, bu da toplantıdan istenilen sonucun alınmasını sağlar. Basamaklı yapının en önemli terimi önceliklerdir. Öncelikler basamakların doğru k
--Özetlenebilirlik: Toplantıya katılan her birey, toplantı sonunda en başta sorulan sorulara cevap niteliğinde bir özet çıkarabilmelidir. Toplantı özünde bir sayfayı geçmeyecek bir mesaj içermektedir.
--Sorgulanabilirlik: Amaçlara böldüğümüz toplantıda her amacın bir sorusu olmalıdır. Ana sorunun etrafında şekillenen yan sorular toplantının başında verilmeli ve toplantının sonunda verilen cevaplarla tekrarlanmalıdır.
-- Çözüm getirme: Toplantılar genelde problemler üzerine kuruludur. Toplantı sonunda belirlenen problemlerin çözülmüş olması gerekir.Aksi takdirde toplantı iyi plananmamış ya da başarılı geçmemiştir sonucuna varabiliriz.
-- Açığa kavuşma: Her bireyin zihninin berraklaşması için gerekli alt ve üst yapılının verilip verilmediğini gösterir. Zihni berraklaşan birey heyecanlanır ve işini daha büyük bir hevesle yapar.
Şimdi bunların aynı zamanda bir değerlendirme unsuru olduğunu söylemiştik o zaman hemen bir tablo oluşturalım ve toplantının başarısını ölçelim:
| Puan | |
| Amaca yöneliklik | |
| Basamaklı Yapı | |
| Özetlenebilirlik | |
| Sorgulanabilirlik | |
| Çözüm getirme | |
| Açığa kavuşma |
Kaydol:
Yorumlar (Atom)